A contabilidade de bares e restaurantes pode ser assustadora. Eles têm altas taxas de giro de estoque e podem alterar as opções de estoque sazonalmente.
Os gerentes precisam de uma imagem clara das necessidades de estoque, bem como de como comprá-las. Familiarizar-se com as habilidades básicas de contabilidade e estoque pode permitir que você dedique mais tempo ao que é importante, seus clientes.
Saber qual método de contabilidade usar para alimentos e bebidas é vital para o funcionamento de sua empresa. Muitos estabelecimentos do setor de hospitalidade se beneficiam com o uso de caixa ou contabilidade de exercício.
Com a contabilidade de caixa, as transações são registradas (e contabilizadas) quando os pagamentos são feitos ou recebidos. A contabilidade de exercício registra as transações quando o serviço é prestado, independentemente de quando o pagamento é recebido.
Ambos os métodos têm seus prós e contras e, como gerente, é sua a melhor decisão para o seu negócio.
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Contabilidade de caixa
A contabilidade de caixa é o método de contabilidade mais comum na indústria de alimentos e bebidas. Usando o método de caixa, a receita é registrada quando os pagamentos são recebidos.
Da mesma forma, as despesas são registradas assim que o pagamento é feito. Na maioria dos estabelecimentos, o pagamento é exigido no momento da prestação do serviço. Como o serviço e o pagamento acontecem quase simultaneamente, muitos gerentes consideram a contabilidade de caixa fácil e conveniente.
A contabilidade de caixa nem sempre é a mais precisa em todas as situações. Por exemplo, você pode receber entregas semanais de seus fornecedores, mas pagá-las apenas trimestralmente.
Nesse caso, usando o método de contabilidade de caixa, você registraria os pagamentos de entrega apenas quatro vezes por ano. Ao revisar suas finanças, pode parecer que você recebe grandes entregas trimestrais, quando você recebe entregas frequentes, pequenas e às vezes variadas.
Contabilidade de acréscimo
A contabilidade de acréscimo, embora não seja a preferida no setor, ainda pode ser útil para alguns gerentes. Usando o método de acumulação, os gerentes contabilizam as transações à medida que ocorrem, ou seja, as receitas ou despesas são registradas no momento do recebimento do serviço, independentemente da data do pagamento.
Essa modalidade de contabilidade é às vezes preferida em relação à contabilidade de caixa por sua precisão, pois fornece uma imagem mais clara da frequência com que você gera receita e paga despesas.
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Sistemas de software de contabilidade
Independentemente do método de contabilidade ou estoque escolhido, você precisará de um local para armazenar seus dados. Claro, você pode escrever manualmente os números ou inseri-los em uma planilha.
Geralmente, esse é o método mais barato, mas também pode levar a imprecisões e outros problemas. Se um número escrito à mão for mal interpretado, os valores podem ser exagerados ou subestimados. Os arquivos de papel podem ser perdidos ou danificados.
Por fim, o gerenciamento manual da contabilidade e do estoque pode ser demorado.
Em vez disso, muitos gerentes de restaurantes e bares encontraram conveniência em sistemas de contabilidade ‘online’.
Dicas de contabilidade de bares e restaurantes
A indústria de alimentos e bebidas é diferente de qualquer outra e carrega seu próprio conjunto de desafios. Aqui estão algumas de nossas dicas favoritas para lidar com contabilidade:
Escrituração de cronogramas
Ninguém gosta de fazer contabilidade. Na indústria de alimentos e bebidas, você também tem muitas outras tarefas com que se preocupar. Portanto, é incrivelmente fácil para o seu trabalho de contabilidade escapar pelas rachaduras.
Sugerimos reservar um horário específico para a escrituração, diária ou semanal, dependendo de suas necessidades. Os procedimentos de contabilidade para restaurantes não são fáceis, mas é importante familiarizar-se regularmente com eles.
Cuidado com os custos dos alimentos
Os custos dos alimentos estão mudando constantemente. Portanto, você precisa estar atento ao contabilizar as despesas com alimentação.
Uma caixa de hortelã fresca pode mudar com as estações do ano ou simplesmente ao sabor do seu fornecedor. Isso torna extremamente importante sempre pesquisar seus custos gerais com alimentos.
Certifique-se de ficar de olho na quantidade de desperdício de alimentos que você produz, afinal, mais desperdício significa um aumento no custo dos alimentos.
Gerenciamento de estoque para bares e restaurantes
Tão importante quanto a contabilidade é o gerenciamento de estoque. Quando você compra ingredientes ou vende refeições e bebidas, seus níveis de estoque (e, em última análise, sua contabilidade) flutuam.
Como gerente de restaurante ou bar, você deve saber seus níveis de estoque o tempo todo. Ficar sem o favorito do cliente pode levar a sérias perdas, mas o mesmo pode acontecer com tomates frescos em excesso.
Gerenciamento de estoque periódico
Tradicionalmente, os gerentes de restaurantes e bares medem os níveis de estoque periodicamente. Isso envolve o gerente contando manualmente cada ingrediente, garrafa e prato para viagem.
O gerente então escreverá ou digitará esses números em um sistema de rastreamento, para obter métricas mais precisas, isso é geralmente feito semanalmente. No entanto, as métricas semanais são geralmente tomadas apenas para os itens de estoque mais importantes, como ingredientes usados com frequência.
O inventário de outros itens menos usados pode ser concluído mensalmente ou com menos frequência.
Gerenciamento de estoque perpétuo
Outra forma de gerenciar os níveis de estoque é usando um sistema perpétuo. O método de estoque permanente se conecta diretamente ao seu sistema. O estoque é automaticamente aumentado ou reduzido cada vez que você faz um pedido de estoque ou vende um item.
Isso permite que os gerentes de restaurantes e bares saibam quanto estoque está disponível o tempo todo. É importante lembrar que um sistema de estoque perpétuo é teórico.
Embora possa eliminar a necessidade de contagens manuais de estoque semanais, o estoque gerenciado através de um sistema perpétuo não pode ser rastreado com precisão. O estoque permanente não pode considerar pedidos incorretos ou devolvidos.
O inventário permanente também não pode garantir que exatamente 1 onça de bebida alcoólica seja usada em cada dose. Devido a essas limitações, ainda é vital reconciliar manualmente o estoque disponível com os valores listados em seu sistema.
Como a maioria das coisas, o que funciona para um pode não funcionar para o outro. É importante determinar quais métodos de gerenciamento de estoque e contabilidade funcionam melhor para o seu restaurante ou bar.
Para empresas menores, os métodos tradicionais, como contabilidade de caixa e gerenciamento de estoque periódico, podem ser os melhores. Em níveis menores, esses métodos são geralmente mais baratos e eficientes.
As empresas maiores devem considerar o gerenciamento de estoque perpétuo. Em alguns casos, restaurantes e bares maiores devem usar o método de contabilidade de acréscimo.
A consideração mais importante é se você se sente confortável ou não com essas tarefas. No ramo de alimentos e bebidas, métricas precisas e oportunas podem ser a diferença entre lucros e perdas.
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