Quando você realiza negócios com outra empresa, muitas vezes é preciso emitir uma fatura eletrônica.
Uma nota fiscal eletrônica é simplesmente uma fatura criada e enviada eletronicamente, normalmente por e-mail.
Há muitos benefícios na emissão de faturas eletrônicas, incluindo os seguintes:
- Pagamentos mais rápidos – Quando você envia uma fatura eletrônica, o destinatário geralmente pode pagá-la quase imediatamente. Isso é especialmente benéfico se você estiver aguardando um pagamento para continuar trabalhando em um projeto ou para cobrir suas próprias despesas.
- Custos reduzidos – A emissão de faturas em papel pode ser bastante cara, especialmente se você precisar enviá-las pelo correio. Com o faturamento eletrônico, não há custos de impressão ou postagem.
- Precisão aprimorada – É mais fácil evitar erros ao criar e enviar faturas eletronicamente. Você também pode economizar tempo armazenando arquivos de modelo que podem ser preenchidos rapidamente com informações do cliente.
- Profissionalismo aprimorado – No mundo dos negócios de hoje, mais e mais empresas estão ficando sem papel para parecerem mais ecológicas e modernas. Ao mudar para o faturamento eletrônico, você pode mostrar aos seus clientes que está acompanhando os tempos enquanto economiza algumas árvores no processo!
Nota Fiscal Eletrônica: entenda como emitir corretamente
No Brasil, a emissão de notas fiscais eletrônicas é regulamentada pela Receita Federal do Brasil (RFB) e deve cumprir determinadas regras para ser considerada válida. Uma fatura eletrônica é um tipo de documento fiscal que pode ser emitido e recebido eletronicamente e tem a mesma validade legal que uma fatura em papel.
Ao emitir uma fatura eletrônica, as empresas devem usar um aplicativo de software registrado que atenda aos requisitos estabelecidos pela RFB.
Este aplicativo gera um arquivo XML que contém todas as informações necessárias para uma fatura, como o número de identificação do contribuinte, o número da fatura, a data de emissão, etc.
Esse arquivo XML precisa ser assinado com um certificado digital antes de ser transmitido ao destinatário.
As empresas podem optar por transmitir suas faturas diretamente para o computador do destinatário (via e-mail ou compartilhamento de arquivos) ou podem carregá-las em uma Plataforma de Recebimento de Faturas (IRP).
Um IRP é um site especificamente designado pela RFB, onde os contribuintes podem carregar e gerenciar suas faturas eletrônicas.
A principal vantagem de usar um IRP é que as empresas só precisam transmitir suas faturas uma vez – quando são carregadas na plataforma – e os destinatários podem acessá-las a qualquer momento de qualquer lugar.
Quem pode emitir uma nota fiscal eletrônica?
Quase qualquer pessoa pode criar e emitir uma fatura eletrônica, desde que tenha o software necessário.
Isso pode ser um simples programa de planilha eletrônica ou um software de faturamento dedicado.
No entanto, para cumprir as leis tributárias, as empresas precisarão usar um software especializado capaz de gerar faturas em conformidade com o IVA.
Vantagens de fazer os pagamentos em dia na sua empresa
Se você está fazendo negócios no Brasil, é importante estar ciente das vantagens de pagar suas faturas em dia.
Em primeiro lugar, os pagamentos pontuais podem ajudar a melhorar o fluxo de caixa da sua empresa.
Além disso, pagar em dia pode ajudar a construir relacionamentos sólidos com fornecedores e outros parceiros de negócios, o que pode ser benéfico a longo prazo.
Finalmente, pagar prontamente também pode ajudar a evitar taxas de pagamento atrasadas e cobranças de juros.
Quais são os requisitos para a emissão de uma nota fiscal eletrônica no brasil?
Para emitir uma fatura eletrônica no Brasil, os seguintes requisitos devem ser atendidos:
- A empresa emissora da fatura deve estar cadastrada no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas;
- A fatura deve ser emitida usando um software que atenda aos padrões técnicos estabelecidos pela Receita Federal do Brasil;
- A fatura deve ser transmitida eletronicamente para a Receita Federal;
- O destinatário da fatura deve estar registrado no Registro Nacional de Contribuintes;
- O destinatário da fatura deve fornecer seu número de identificação fiscal (CPF ou CNPJ) quando solicitado pelo emissor.
