A Nota Fiscal Eletrônica (Nf-e) foi lançada após a implementação de novas tecnologias pelo Fisco. Basicamente, ela é a versão eletrônica da antiga nota fiscal de papel. Seu objetivo é registrar operações mercantis em tempo real e enviar as informações para a Secretaria da Fazenda.
Além de ser um comprovante e um direito do consumidor, a nota também facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento.
Diante disso, é fundamental que os empreendedores saibam como emitir nota fiscal eletrônica. Afinal, a emissão é um compromisso de transparência e atuação dentro da lei para a empresa.
Mas afinal o que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?
A nota fiscal eletrônica é um documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pela sua empresa. Sua emissão é obrigatória em qualquer transação, pois, por meio dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas.
Além disso, a emissão da nota fiscal eletrônica facilita diversos processos internos da empresa, tanto em áreas contábeis quanto fiscais.
A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Existe uma exceção para MEIs, que neste caso, a emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma Pessoa Jurídica.
A não emissão destes comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências para o seu negócio.
O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?
O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir nota fiscal se o seu cliente for uma Pessoa Física. Contudo, quando for outra pessoa jurídica, o MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal, independente do serviço, tempo de duração ou valor do contrato.
Pequenas e Médias Empresas precisam emitir nota fiscal?
Ao contrário do Microempreendedor Individual (MEI), as micro, pequenas e médias empresas são obrigadas a emitir nota fiscal, tanto nas vendas, quanto em operações de entrada e saída.
E quanto aos autônomos e freelancers?
Os autônomos e freelancers não são obrigados a emitir nota fiscal, devendo atuar por meio do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI).
Ao terminar a atividade, o autônomo ou freelancer deve gerar o RPCI. Esse tipo de recibo pode ser encontrado em papelarias ou então confeccionado em gráficas e precisa ser preenchido pelo prestador de serviço.
Do valor a receber, o trabalhador deve recolher a contribuição à Previdência Social (INSS) e do Imposto de Renda (IRRF). Uma alternativa é emitir a nota fiscal avulsa, de modo que é preciso fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade. Para esse tipo, o município desconta o valor relativo ao tributo municipal (ISSQN)
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MEI precisa de contador para emitir a NF-e?
Não é obrigatório que Microempreendedores Individuais tenham contadores na hora de emitir Nota Fiscal, pois a emissão é considerada relativamente simples. O processo envolve apenas que o responsável pela empresa tenha em mãos os dados de quem contrata o seu serviço ou compra os seus produtos, e todo o processo, geralmente, pode acontecer de forma virtual.
O que muda com a Nota Fiscal Eletrônica?
Como dito acima, a NF-e é uma versão eletrônica da Nota Fiscal de papel. Ela ganhou o formato digital em 2006, quando o governo começou a implantar a obrigatoriedade da emissão de NF-e, gradativamente, para todas as empresas do Brasil.
A grande mudança com a criação da nota fiscal eletrônica é que as informações das operações da empresa ficam disponíveis por até 180 dias no site da Receita Federal. Com isso, o empreendedor pode consultar a qualquer momento as informações online.
Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal Eletrônica?
São inúmeros benefícios ao implementar a emissão de nota fiscal na sua empresa. Confira as principais vantagens:
Redução de gastos
Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos. Ao utilizar os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.
Além de que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador, daí a vantagem de ter tudo digitalizado.
Melhor controle fiscal e financeiro
A NF-e facilita o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. É preciso apenas uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados disponíveis online.
Além disso, o controle dos próprios documentos digitais é muito mais simples, facilitando a organização, armazenamento, recuperação e gerenciamento.
Aumento da confiança
A Nota Fiscal Eletrônica contribuiu na transparência das transações, trazendo maior confiança ao consumidor. Além disso, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios.
Os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica
Atualmente, existem 5 tipos de nota fiscal eletrônica. É interessante conhecer cada uma delas para que se possa fazer o seu uso de forma adequada. Abaixo explicamos cada uma.
- Nota fiscal eletrônica (NF-e): é a mais utilizada no Brasil e é indicada para empresas e comércios. A emissão desta nota é obrigatória na venda de qualquer produto que precise pagar ICMS.
- Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): como o próprio nome indica, essa nota deve ser emitida na prestação de serviços.
- Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): essa nota registra operações de transporte rodoviário de carga.
- Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): indicada para o varejo e registra a venda direto ao consumidor final.
- Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): este documento digital é emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e que também têm pouca frequência de vendas.
Afinal, como emitir nota fiscal eletrônica?
Após ler todas as informações sobre a nota fiscal, pode ser que você tenha compreendido a importância dela e queira aderir ao seu negócio. Pensando em ajudar, decidimos selecionar um passo a passo sobre como emitir a nota. Vamos lá?
Passo 1 – Converse com o seu contador
O primeiro passo para começar a emitir a NF-e é conversar com o seu contador. Você deverá entender qual é o perfil fiscal que sua empresa se enquadra, por exemplo, pode ser MEI, Simples Nacional, etc.
Além disso, questione se a sua empresa tem um certificado digital. O recurso é essencial e funciona como uma identidade que garante a autenticidade das informações.
Passo 2- Cadastre-se junto à Secretaria da Fazenda
A emissão da NFe exige um cadastro simples realizado junto à Secretaria da Fazenda. Você também pode fazer isso com a ajuda do seu contador, já que facilita ainda mais o processo.
Passo 3 – Contrate um software para emissão da nota
Caso você não seja MEI ou Simples Nacional, será necessário contratar um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Atualmente, há diversas opções no mercado e você deve analisar qual atende melhor às demandas do seu negócio.
Agora se sua empresa se enquadra no MEI ou no Simples Nacional, a emissão é ainda mais simples. Basta entrar no site da Prefeitura, preencher os campos solicitados e realizar a emissão.
Passo 4 – Saiba quais são os dados necessários para emissão
Você também deverá ficar atento aos dados necessários para emissão da nota fiscal. Isso porque qualquer erro pode complicar o processo de venda e fará com que você tenha que cancelar a nota fiscal. Alguns dados necessários são:
- Nome do produto/serviço e descrição detalhada, marca, modelo, ano, tamanho;
- Quantidade de produtos vendidos;
- Valor unitário em real;
- Peso bruto total;
- Valor total;
- Peso líquido total;
- Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). O código é usado para definir produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão;
- Tributação;
- Origem: a informação pode ser encontrada no site da Receita Federal;
- Natureza da operação. Você deve destacar se é uma venda, transferência, devolução, etc;
- Forma de pagamento;
- Base de cálculo do ICMS;
- Valor total dos produtos e serviços;
- Valor total do frete;
- Valor total do ICMS;
- Base de cálculo do ICMS ST;
- Valor total do ICMS ST.
Como emitir Nota Fiscal sendo MEI?
Quando a atividade do seu negócio for comércio ou indústria, você deve:
- Solicitar a Nota Fiscal avulsa diretamente na Sefaz do seu estado. Em alguns estados esta etapa pode ser feita pela internet através de um requerimento online. Se o seu estado permite a emissão de Nota Fiscal Eletrônica avulsa, você deve pegar o nome do usuário e a senha de acesso do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT) em um posto fiscal da Sefaz. Alguns estados dispõem esta solicitação via internet, como Minas Gerais, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, entre outros.
- Guardar todos os documentos de compras de mercadorias realizadas pela sua empresa. Esses, junto com as notas fiscais de vendas, devem ser anexados ao relatório mensal de faturamento da empresa.
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