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Saiba como emitir Nota Fiscal Eletrônica

A Nota Fiscal Eletrônica (Nf-e) foi lançada após a implementação de novas tecnologias pelo Fisco. Basicamente, ela é a versão eletrônica da antiga nota fiscal de papel. Seu objetivo é registrar operações mercantis em tempo real e enviar as informações para a Secretaria da Fazenda.

Além de ser um comprovante e um direito do consumidor, a nota também facilita o controle de entrada e saída dos impostos pagos e do faturamento.

Diante disso, é fundamental que os empreendedores saibam como emitir nota fiscal eletrônica. Afinal, a emissão é um compromisso de transparência e atuação dentro da lei para a empresa.

Mas afinal o que é uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

A nota fiscal eletrônica é um documento que regulariza e comprova todas as vendas ou prestação de serviços feitas pela sua empresa. Sua emissão é obrigatória em qualquer transação, pois, por meio dela que o Fisco recolhe os devidos tributos sobre as operações das empresas.

Além disso, a emissão da nota fiscal eletrônica facilita diversos processos internos da empresa, tanto em áreas contábeis quanto fiscais.

A emissão de comprovantes fiscais é obrigatória para empresas que contribuem para o ICMS (Imposto sobre a Circulação de Mercadorias e Serviços) ou para o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados). Existe uma exceção para MEIs, que neste caso, a emissão é obrigatória apenas quando realizam algum serviço ou atividade para uma Pessoa Jurídica. 

A não emissão destes comprovantes é considerada sonegação fiscal e pode acarretar diversas consequências para o seu negócio. 

O MEI é obrigado a emitir nota fiscal?

O Microempreendedor Individual (MEI) não é obrigado a emitir nota fiscal se o seu cliente for uma Pessoa Física. Contudo, quando for outra pessoa jurídica, o MEI tem a obrigação de emitir nota fiscal, independente do serviço, tempo de duração ou valor do contrato. 

Pequenas e Médias Empresas precisam emitir nota fiscal?

Ao contrário do Microempreendedor Individual (MEI), as micro, pequenas e médias empresas são obrigadas a emitir nota fiscal, tanto nas vendas, quanto em operações de entrada e saída.

E quanto aos autônomos e freelancers?

Os autônomos e freelancers não são obrigados a emitir nota fiscal, devendo atuar por meio do Recibo de Pagamento Autônomo (RPA) ou Recibo de Pagamento a Contribuinte Individual (RPCI).

Ao terminar a atividade, o autônomo ou freelancer deve gerar o RPCI. Esse tipo de recibo pode ser encontrado em papelarias ou então confeccionado em gráficas e precisa ser preenchido pelo prestador de serviço.

Do valor a receber, o trabalhador deve recolher a contribuição à Previdência Social (INSS) e do Imposto de Renda (IRRF). Uma alternativa é emitir a nota fiscal avulsa, de modo que é preciso fazer um cadastro na prefeitura da sua cidade. Para esse tipo, o município desconta o valor relativo ao tributo municipal (ISSQN)

Leia também: Qual a importância do marketing de conteúdo para o seu negócio?

MEI precisa de contador para emitir a NF-e?

Não é obrigatório que Microempreendedores Individuais tenham contadores na hora de emitir Nota Fiscal, pois a emissão é considerada relativamente simples. O processo envolve apenas que o responsável pela empresa tenha em mãos os dados de quem contrata o seu serviço ou compra os seus produtos, e todo o processo, geralmente, pode acontecer de forma virtual.

O que muda com a Nota Fiscal Eletrônica?

Como dito acima, a NF-e é uma versão eletrônica da Nota Fiscal de papel. Ela ganhou o formato digital em 2006, quando o governo começou a implantar a obrigatoriedade da emissão de NF-e, gradativamente, para todas as empresas do Brasil.

A grande mudança com a criação da nota fiscal eletrônica é que as informações das operações da empresa ficam disponíveis por até 180 dias no site da Receita Federal. Com isso, o empreendedor pode consultar a qualquer momento as informações online.

Quais os benefícios de emitir Nota Fiscal Eletrônica?

São inúmeros benefícios ao implementar a emissão de nota fiscal na sua empresa. Confira as principais vantagens:

Redução de gastos

Um dos principais benefícios em utilizar a nota fiscal eletrônica é a redução de gastos. Ao utilizar os documentos digitais, é possível economizar na compra de papel e suprimentos para impressora, além de poupar espaço de armazenamento e tempo dos funcionários para organização de arquivos físicos.

Além de que, pela lei atual, é preciso guardar os documentos fiscais por no mínimo 5 anos a partir do fato gerador, daí a vantagem de ter tudo digitalizado.

Melhor controle fiscal e financeiro

A NF-e facilita o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. É preciso apenas uma simples busca no sistema para conferir os tributos cobrados, valor das transações, produtos e serviços vendidos, entre outros dados disponíveis online.

Além disso, o controle dos próprios documentos digitais é muito mais simples, facilitando a organização, armazenamento, recuperação e gerenciamento. 

Aumento da confiança 

A Nota Fiscal Eletrônica contribuiu na transparência das transações, trazendo maior confiança ao consumidor. Além disso, esses documentos fiscais ficam disponíveis para consulta e elevam a credibilidade dos negócios. 

Os principais tipos de Nota Fiscal Eletrônica

Atualmente, existem 5 tipos de nota fiscal eletrônica. É interessante conhecer cada uma delas para que se possa fazer o seu uso de forma adequada. Abaixo explicamos cada uma.

  • Nota fiscal eletrônica (NF-e): é a mais utilizada no Brasil e é indicada para empresas e comércios. A emissão desta nota é obrigatória na venda de qualquer produto que precise pagar ICMS.
  • Nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e): como o próprio nome indica, essa nota deve ser emitida na prestação de serviços.
  • Conhecimento de transporte eletrônico (CT-e): essa nota registra operações de transporte rodoviário de carga.
  • Nota fiscal do consumidor eletrônica (NFC-e): indicada para o varejo e registra a venda direto ao consumidor final.
  • Nota fiscal avulsa eletrônica (NFA-e): este documento digital é emitido individualmente por empresas que não estão obrigadas a emitir a NF-e que também têm pouca frequência de vendas.

Afinal, como emitir nota fiscal eletrônica?

Após ler todas as informações sobre a nota fiscal, pode ser que você tenha compreendido a importância dela e queira aderir ao seu negócio. Pensando em ajudar, decidimos selecionar um passo a passo sobre como emitir a nota. Vamos lá?

Passo 1 – Converse com o seu contador

O primeiro passo para começar a emitir a NF-e é conversar com o seu contador. Você deverá entender qual é o perfil fiscal que sua empresa se enquadra, por exemplo, pode ser MEI, Simples Nacional, etc.

Além disso, questione se a sua empresa tem um certificado digital. O recurso é essencial e funciona como uma identidade que garante a autenticidade das informações.

Passo 2- Cadastre-se junto à Secretaria da Fazenda

A emissão da NFe exige um cadastro simples realizado junto à Secretaria da Fazenda. Você também pode fazer isso com a ajuda do seu contador, já que facilita ainda mais o processo.

Passo 3 – Contrate um software para emissão da nota

Caso você não seja MEI ou Simples Nacional, será necessário contratar um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Atualmente, há diversas opções no mercado e você deve analisar qual atende melhor às demandas do seu negócio.

Agora se sua empresa se enquadra no MEI ou no Simples Nacional, a emissão é ainda mais simples. Basta entrar no site da Prefeitura, preencher os campos solicitados e realizar a emissão.

Passo 4 – Saiba quais são os dados necessários para emissão

Você também deverá ficar atento aos dados necessários para emissão da nota fiscal. Isso porque qualquer erro pode complicar o processo de venda e fará com que você tenha que cancelar a nota fiscal. Alguns dados necessários são:

  • Nome do produto/serviço e descrição detalhada, marca, modelo, ano, tamanho;
  • Quantidade de produtos vendidos;
  • Valor unitário em real;
  • Peso bruto total;
  • Valor total;
  • Peso líquido total;
  • Código NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul). O código é usado para definir produtos dos mais variados gêneros, criando uma classificação padrão;
  • Tributação;
  • Origem: a informação pode ser encontrada no site da Receita Federal;
  • Natureza da operação. Você deve destacar se é uma venda, transferência, devolução, etc;
  • Forma de pagamento;
  • Base de cálculo do ICMS;
  • Valor total dos produtos e serviços;
  • Valor total do frete;
  • Valor total do ICMS;
  • Base de cálculo do ICMS ST;
  • Valor total do ICMS ST.

Como emitir Nota Fiscal sendo MEI?

Quando a atividade do seu negócio for comércio ou indústria, você deve:

  • Solicitar a Nota Fiscal avulsa diretamente na Sefaz do seu estado. Em alguns estados esta etapa pode ser feita pela internet através de um requerimento online. Se o seu estado permite a emissão de Nota Fiscal Eletrônica avulsa, você deve pegar o nome do usuário e a senha de acesso do Sistema Autenticador e Transmissor de Cupom Fiscal (SAT) em um posto fiscal da Sefaz. Alguns estados dispõem esta solicitação via internet, como Minas Gerais, Rio Grande do Sul, Santa Catarina, entre outros.
  • Guardar todos os documentos de compras de mercadorias realizadas pela sua empresa. Esses, junto com as notas fiscais de vendas, devem ser anexados ao relatório mensal de faturamento da empresa.

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