Empreender não é uma tarefa fácil, por isso muitas pessoas optam por empreender na área que possuem domínio e conhecimento, dessa forma as tarefas se tornarão mais fáceis de serem realizadas certo?
Mas nem tudo que envolve abrir uma nova empresa pode ser fácil, um exemplo disso é a parte contábil que para muitos que não possuem conhecimento na área pode parecer um verdadeiro bicho de sete cabeças.
Se você está começando agora suas pesquisas para abrir a sua empresa, com certeza já se deparou algumas vezes com o termo Certificado Digital, mas você sabe o que é e para que serve?
Neste artigo falaremos tudo o que você precisa saber sobre esse assunto e como podemos te ajudar nesse momento tão importante de abertura da sua empresa!
O que é um Certificado Digital?
Certificado Digital é a identidade digital da pessoa, física ou jurídica, que permite realizar operações na internet com validade jurídica do CPF físico.
O certificado digital permite, por exemplo, o envio e a assinatura de documentos pela internet de forma legal, bem como a emissão de notas fiscais eletrônicas, a possibilidade de realização de transações bancárias e o envio de certas declarações, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e o eSocial.
Os documentos assinados digitalmente como certificado digital são criptografados na hora do envio, ou seja, as informações são codificadas em muitos códigos e embaralhados, aumentando a segurança dos dados no momento em que são trafegados na internet.
Quais os tipos de Certificado Digital?
Existem 2 tipos: A1 e A3. Não existe o certificado ideal, mas sim o que melhor de adapta a sua necessidade e de sua empresa, veja abaixo as vantagens e desvantagens de cada um.
Certificado A1
Vantagens:
- arquivo digital que pode ser instalado em várias máquinas simultaneamente;
- instalação rápida;
- possibilidade de acesso a partir de qualquer lugar do mundo;
- possibilidade de integração ao emissor de NF-e;
- facilidade de uso em computadores, celulares e tablets.
Desvantagens:
- deve ser renovado anualmente;
- a senha é solicitada apenas uma vez.
Certificado A3
Vantagens:
- validade entre 1 a 3 anos;
- todos precisam digitar senha independente do tipo;
- mais barato em relação ao custo por ano.
Desvantagens:
- é preciso ter o dispositivo móvel (cartão, token ou pen drive) em mãos para uso;
- só pode ser usado em um computador por vez;
- não pode ser integrado ao emissor de NF-e;
- se a senha for bloqueada devido a erros consecutivos, é necessário comprar um novo certificado.
Existem 4 versões de certificados digitais: o e-CPF é a identidade eletrônica indicada para pessoas físicas, o e-CNPJ é voltado para pessoas jurídicas, o NF-e emite notas fiscais eletrônicas e o certificado SSL usa a criptografia para proteger os dados e as informações de um site contra terceiros, sendo o mais recomendado para e-commerces.
Para realizar a compra do certificado digital, você deve escolher entre o tipo A1 ou A3 para e-CNPJ ou NF-e, por exemplo. Cada um tem uma finalidade diferente e você pode conhecer melhor cada uma delas clicando aqui. https://empresas.serasaexperian.com.br/blog/tudo-sobre-certificado-digital-o-que-e-instalacao-documentacao-e-mais/
Por que utilizar esse serviço?
Muitas empresas acabam utilizando o certificado digital mesmo quando seu uso não é obrigatório. Isso acontece pelas muitas vantagens que ele oferece como:
- Aumento da segurança contra fraudes
- Comprovação da autenticidade do signatário e impedimento de edições no arquivo
- Transações de dados criptografadas, o que permite o rastreio do caminho percorrido pelo documento, protegendo-o contra ataques de terceiros.
- Redução de gastos e burocracia
Obrigatoriedade do Certificado Digital
Em alguns casos, o uso do certificado digital é obrigatório devido a questões legais e tributárias que atingem empresas de todos os portes.
Confira algumas dessas situações de obrigatoriedade a seguir:
- Optantes pelo Lucro Presumido ou pelo Lucro Real como regime tributário;
- Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;
- Baixa de Nota Fiscal de Entrada;
- Empresas com mais de 3 funcionários optantes pelo Simples Nacional para a entrega de informações trabalhistas (eSocial), previdenciárias (Guia de Recolhimento do FGTS) e fiscais (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço);
- Entrega da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) para empresas com mais de 11 funcionários, contendo todas as informações trabalhistas;
- Envio do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) para empresas com 20 ou mais funcionários, com informações sobre a movimentação do quadro de funcionários registrados como CLT.
Uma lista de documentos da empresa e de seu representante legal deve ser apresentada na validação presencial para que a instalação do certificado seja autorizada.
Que documentos são necessários para obtenção do CD como pessoa jurídica?
Documentos da empresa:
- Documento de constituição, que pode ser o estatuto, contrato social ou o requerimento de empresário, no caso de Microempreendedores Individuais (MEIs);
- Alterações contratuais, se houver;
- Documento de eleição da diretoria vigente, se aplicável;
- Cartão do CNPJ emitido um dia antes da validação presencial.
Documentos do representante legal:
- Documento de identificação dentro do prazo de validade;
- CPF;
- Comprovante de residência emitido em até 3 meses e no nome do titular.
No caso do representante legal, também é preciso fazer a coleta de dados biométricos (facial e digital) no momento da visita.
Instalando o Certificado Digital
No caso do certificado A1, que não tem uma mídia física, o download deve ser realizado no site da AC contratada. Fique atento às instruções com relação ao sistema operacional e aos navegadores que podem ser usados com o certificado digital, já que nem todos são suportados. O certificado é armazenado no próprio computador, devendo sua emissão ser feita pelo navegador de internet.
Já para o certificado do tipo A3, é necessária a instalação manual do dispositivo seguindo as instruções da empresa contratada. Depois da instalação, não deixe de fazer um teste para confirmar se está tudo funcionando corretamente e pronto para uso.
Leitora de Certificado Digital
Usada no caso do A3, a leitora de certificado digital guarda todas as informações de maneira criptografada e só pode ser usada quando conectada a um computador. O equipamento faz a leitura dos cartões inteligentes (também chamados de smart cards), estabelecendo a comunicação entre o chip do cartão e o site que estiver rodando no computador.
A leitora pode ser comprada junto com o certificado digital ou de forma avulsa. Só um detalhe: no momento da compra, tenha o cuidado de verificar se ela é homologada pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil) do Instituto Nacional de Tecnologia, para garantir que funcionará corretamente.
Quanto custa um Certificado Digital?
Os valores variam entre R$ 200 e R$ 500, dependendo do tipo de certificado.
O pagamento pode ser feito via boleto bancário ou no cartão de crédito. Algumas empresas oferecem facilidades de pagamento, disponibilizando a opção de parcelamento.
Mais importante que o valor, é pensar no tipo de certificado digital mais adequado para a realidade do seu negócio, ok?
De quem é a titularidade do Certificado Digital?
No momento do cadastro, a empresa deve fornecer os dados pessoais do titular e responsável pelo certificado digital.
De acordo com o contrato de constituição, o representante legal da empresa deve ser o titular, enquanto o responsável é quem terá a chave privada para o uso do certificado.
Se o responsável não é o titular, não pode fazer as aplicações que dependem da correspondência entre o CNPJ e CPF para serem autorizadas.
Segundo o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação, órgão que viabiliza a emissão de certificados digitais no país, o titular responde integralmente pelo certificado e por tudo o que for assinado por ele — mesmo que tenha sido utilizado por terceiros.
Lembrando que não é recomendado usar certificados digitais de outro titular, ato considerado como crime de falsidade ideológica.
Quando revogar um Certificado Digital?
O Certificado deve ser revogado quando houver alteração em algum dado cadastrado no sistema como dados da empresa ou do titular.
No caso do certificado A3 também há a possibilidade de revogação quando há a perda, roubo, acesso indevido ou esquecimento de senha do token ou cartão.
Lembrando que apenas o titular pode realizar a solicitação de revogação.
Como você viu, existem muitas vantagens em optar pelo Certificado Digital, afinal a segurança de dados e informações é um dos principais cuidados que você deve tomar ao abrir uma empresa.
Adotar essa tecnologia também possibilitará que você tenha um negócio mais profissional e organizado, tendo mais agilidade e segurança nos processos.
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